Áp dụng phương pháp quản lý 5S xây dựng doanh nghiệp lớn mạnh

Sàn lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc, sẵn sàng. Đó là 5 cụm từ ngắn gọn, súc tích trong phương pháp quản lý 5S, một phát minh của người Nhật Bản. Giúp hàng ngàn doanh nghiệp tăng trưởng và phát triển bền vững khi áp dụng. Vậy phương pháp quản lý 5S là gì, áp dụng như thế nào, hiệu quả ra sao ?. Chúng mình cùng đi tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Tiêu chuẩn 5S là gì

Khơi nguồn từ phong cách làm việc của người Nhật bản, họ luôn đề cao tính kỉ luật, nghiêm túc từ những việc nhỏ nhất. Ý thức trách nhiệm, hoàn thành công việc một cách tự nguyện. Người Nhật luôn tạo điều kiện môi trường làm việc tốt, để làm sao các nhân viên gắn bó, yêu thích công việc của mình. Từ đó phương pháp quản lý 5S ra đời.

Nó được viết tắt trong 5 chữ cái đầu tiếng Nhật.

• SERI ( Sàn lọc): Được hiểu là phải phân loại những thiết bị, dụng cụ không dùng đến trong công việc sản xuất hàng ngày. Loại bỏ chúng ra khỏi khu vực sản xuất, chỉ giữ lại những thứ thực sự cần thiết. Công việc này được thực hiện định kỳ, thường xuyên, đảm bảo tính liên tục.
• SEITON ( Sắp xếp ) : Đây là bước thứ 2, sau khi đã sàn lọc rồi, chúng ta phải sắp xếp chúng lại một cách ngăn nắp. Thuận tiện trong quá trình tìm lấy dụng cụ, và yêu cầu thầm mỹ.
• SEISO ( Sạch sẽ ) : Một môi trường làm việc sạch sẽ, thoáng đãng luôn mang lại hiệu quả cho nhân viên. Tạo cảm giác thoải mái, tinh thần sảng khoái. Đó là những lợi ích đem lại khi chúng ta luôn giữ nơi làm việc của mình sạch sẽ.
• SEIKETSU ( Săn sóc):  Ở đây được hiểu là phải duy trì đều đặn phương pháp này một cách thường xuyên, luôn luôn được cải tiến. Với sự góp sức của mọi người trong công ty, và nêu cao tinh thần trách nhiệm của từng cá nhân.
• SHITSUKE ( Sẵn sàng ): Vâng đúng vậy, luôn luôn chủ động sẵn sàng với sự thay đổi công việc, sẵn sàng ở đây còn được hiểu là ý thức tự giác, tuân thủ mọi quy đinh của công ty. Chủ động kết hợp phương pháp với quy trình làm việc để đạt được hiệu quả tối đa.

Trên đây là tóm tắt trong phương pháp quản lý 5S của người Nhật áp dụng từ những năm 1980, và ảnh hưởng rõ rệt về năng suất lao động, môi trường làm việc tập thể, và cải thiện tâm lý của nhân viên ngày càng một rõ nét.

Lợi ích đem lại khi áp dụng phương pháp quản lý 5S

Nói đến doanh nghiệp Nhật, chúng ta phải cảm phục tinh thần làm việc và độ hiểu quả của họ. Không bỗng dưng mà thành, cái gì cũng có cái giá của nó. Để hình thành nên một nước Nhật phát triển vượt bậc như ngày hôm nay. Tất cả phải dựa trên tinh thần kỷ luật.

Tôi đã có một thời gian tương đối làm việc trong môi trường công ty Nhật bản. Nói chung nhiều điều chúng ta phải học hỏi. Họ làm việc như một cái máy, ở đây không có chỗ cho cảm xúc xen vào, tất cả dựa trên tinh thần vươn lên, và tôn trọng đồng nghiệp. Hơn ai hết họ hiểu rằng, làm việc chăm chỉ, tinh thần trách nhiệm là yêu tố then chốt đưa công ty phát triển.

Nhìn lại ý nghĩa và mục đích của phương pháp quản lý 5S, chúng ta mới thấy sự logic của nó đã tạo nên sức mạnh, và khi áp dụng vào môi trường làm việc công ty, có sự ảnh hưởng trực tiếp tới từng nhân viên, lan rộng ra từng bộ phận.

Một ví dụ cụ thể khi áp dụng vào doanh nghiệp nhỏ của tôi :

Thường thì theo lối sống của người Việt mình, hay đi tắt đón đầu trong mọi trường hợp, doanh nghiệp của tôi cũng thế. Suốt một thời gian dài, chúng tôi chỉ quan tâm đến chỉ tiêu, tiến độ hoàn thành công việc, và sản lượng sản phẩm. Có những ngày đầu, thì còn dễ thở, nhưng càng về sau, tôi thấy sự ngột ngạt trong môi trường làm việc của nhân viên, theo nghĩa đen và nghĩa bóng. Tất cả đều bắt nguồn từ ” Áp lực công việc”.

Thật vậy, có mấy ai quan tâm đến cảm xúc của nhân viên như thế nào, hay có thoải mái hơn khi làm công việc của họ. Không, ít lắm tất cả đều mang đặc tính phong cách của suy nghĩa lối mòn của người Việt mình. ” Tôi thuê cậu làm ! tôi trả tiền, cậu hoàn thành công việc, đơn giản chỉ thế thôi”

Bởi lẽ thế, nhân viên họ không thực sự thấy đây là ngôi nhà của họ, hay họ chỉ hoàn thành khối lượng công việc theo yêu cầu, không có tính sáng tạo và mang đậm tính ép buộc. ” Không có gì vui cả”.

Tôi cũng chưa thấy một doanh nghiệp nào lớn mạnh thực sự, vượt qua những khó khăn, mà nơi đó nhân viên không cảm thấy yêu thích, đam mê công việc của mình. Một tinh thần cởi mở, chan hòa giữa các đồng nghiệp và chủ doanh nghiệp sẽ là liều thuốc tốt hơn nhiều so với những khẩu hiệu được dán khắp phòng, hay những băng rôn ngoài cổng.

Doanh nghiệp của tôi đã áp dụng những gì

Phải khá lâu sau, khi tôi cảm nhận được sự đi xuống về mọi mặt doanh nghiệp của mình, lúc ấy tăng lương không còn là cái gì đó ý nghĩ và thiết thực nữa. Tôi tự đặt ra câu hỏi ? làm sao để ” thay máu ” doanh nghiệp của mình.

Việc đầu tiên tôi nghĩ đến là tìm hiểu về văn hóa, phong cách làm việc của người Nhật bản, đơn giản vì họ gần mình, có những nét tương đồng. Không xa xôi và khó áp dụng như doanh nghiệp quốc tế châu âu. Sau khi được đi học, đào tạo về phương pháp quản lý tôi nhận ra rằng. Một ông tây sang Việt nam, ở lâu ngày cũng vượt đèn đỏ như thường, hay một anh Việt sang bên đất nước họ cũng phải tuân thủ đèn đỏ, vứt rác đúng nơi quy định. Vậy nguyên do từ đâu. Tất cả được dựa trên ” Pháp luật “. Nhưng trong phạm vi bài viết này, tôi chỉ đề cập đến ” nội quy” của doanh nghiệp mà thôi.

Việc đầu tiên tôi triển khai là phổ biến toàn bộ nội dụng trong phương pháp quản lý 5S này bằng văn bản, trình bày một cách chi tiết, và có sự điều chỉnh phù hợp cho doanh nghiệp của mình. Sau đó được thảo luận với tinh thần cởi mở, lắng nghe những đóng góp của nhân viên từng bộ phận từ đó áp dụng cụ thể và thời gian triển khai. Hơn ai hết, nếu muốn nhân viên làm, thì mình phải tiên phong gương mẫu đầu tiên. Khi đó từ lời nói đến hành động được rút ngắn đi rất nhiều, sẽ không còn những câu nói xã giao, chém gió trên giấy tờ.

• Việc đầu tiên là sàn lọc lại tất cả những thứ, công việc chưa thực sự cần thiết. Ở đây các bạn phải hiểu là, sàn lọc không chỉ nói đến về vật dụng, đồ dùng, dụng cụ. Mà còn nói đến công việc, yếu tố con người. Nghĩa là khối lượng công việc được chuyên môn hóa, sát nhập lại, sao cho hiệu quả. Để làm sao giao đúng việc, đúng sở trường của họ. Lọc lại và loại bỏ những thứ không cần thiết. Với phương châm không nên giữ những thứ không còn giá trị sử dụng.
• Sắp xếp: Ở đây được hiểu là toàn bộ công việc, và cơ sở vật chất của công ty. Đề cao tính chuyên nghiệp, thuận tiện trong công việc. Để làm sao mọi thứ được thuận lợi. Không gặp bất cứ trở ngại khó khăn nào.
• Sạch sẽ : Sạch sẽ ở đây không chỉ là về văn phòng làm việc. Mà sạch sẽ trong tư tưởng văn hóa công ty. Tất cả dựa trên tinh thần cởi mở, hòa đồng. Không kèn cựa, nói xấu nhau, kéo bè phái vv.
• Săn sóc : Nói đến đâu tôi lại phải ý thức được trách nhiệm của mình nhiều hơn. Thật đúng vậy, phải quan tâm đến nhân viên của mình, bằng hành động, chứ không phải là lời nói sáo rỗng, hay cái vỗ vai. Kiểm tra trình độ nhân viên, phong cách làm việc định kỳ, tinh thần giúp đỡ đồng nghiệp, tính sáng tạo, hiệu quả trong công việc. Đó là những yếu tố được xếp hạng tăng lương. Nói trắng ra tất cả đều đánh vào ” dạ dày” thì mọi việc sẽ được giải quyết nhanh chóng. Bên cạnh đó, hiệu quả công việc giảm sút, hay lơ đễnh trong công việc, ích kỷ, hẹp hòi trong trao đổi kiến thức với đồng nghiệp, sẽ được đánh tụt hạng lương. Không có chuyện ” Ở lâu lên lão làng trong một doanh nghiệp phát triển, bình đẳng hiện nay”
• Sẵn sàng : Đúng thật. Sẵn sàng ở đây được nói đến trong mọi tình huống, mọi sự thay đổi do ngoại cảnh hay từ phía công ty đều được chấp nhận và cùng nhau giải quyết. Thị trường, tâm lý người tiêu dùng luôn luôn thay đổi, không có một lý do gì cho sự ” ổn đinh ” trong tư duy cả.

Nói thì vậy, nhưng những ngày đầu áp dụng hết sức khó khăn và gian nan. Bởi vì tâm lý ngại thay đổi, quen với cách làm việc cũ, lối mòn cũ. Khoảng một thơi gian dài, đâu tranh và áp dụng, mới đi vào nề nếp, và đương nhiên cái gì cũng có cái giá của nó.

Hiệu quả công việc tăng lên rõ rệt, điều tôi vui mừng hơn đó là tinh thần, môi trường làm việc công ty cải thiện tốt hơn. Tinh thần cởi mở, và thân thiện trong công việc được tăng lên từng ngày.

Đó là những tài sản mềm mà không phải doanh nghiệp nào cũng có được.

Trên đây là điều mà tôi muốn nói ra, chia sẻ với mọi người về ( Kaizen) của người Nhật, đã được áp dụng vào doanh nghiệp của tôi như thế nào.

Bạn có cảm nhận gì về phương pháp quản lý 5S, hay góp ý về bài viết của mình. Hãy để lại bình luận bên dưới, chúng ta cùng thảo luận. Xin chào và hẹn gặp lại.